Todoist : 일만해도 머리아픈데 기억하는데 머리아프지 말자 (GTD)

사람의 작업용량은 3개뿐

한때 커뮤니티에서 긴 글을 쓰면 이런댓글이 달렸다.

"3줄 요약좀"

왜 한 줄 요약도 아니고 세줄 요약일까?

그건 인간의 작업용량(작업기억)이 3~5개이기 때문이다.

(출처 : ko.wikipedia.org/wiki/단기_기억)

작업용량이 넘어가는 정보가 들어오게 되면 뇌는 체하게 된다. 

뇌가 체하면 정서적으로는 짜증과 분노가 생기게 되며,

심하면 페닉이 와서 아무것도 할 수 없는 상황이 생겨난다.

나는 행정조교에 연구실 잡무에 실험에 보고서까지 쓸일 이 빈번히 생기기 때문에 평소에 매우매우 짜증이 난다.

밤 9시까지 연구실에 있어야하는데 짜증과 분노가 쌓인채로 있게되면 너무 힘들기 때문에 어떻게 일을 해야하는 지에 대해서 많은 연구를 했다. 

그 중 가장 효과를 본 여러방법중 GTD 라는 방법이 나한테 제일 잘 맞았다. 

 

GTD : Getting Things Done

출처 : https://m.blog.naver.com/hasajon/220648576335

m.blog.naver.com/hasajon/220648576335

효율적으로 일 잘하는 방법: Getting Things Done (GTD) 도표 설명

위의 블로그에서 설명한 GTD 도표 그림을 가지고 왔다. 

블로그의 저자분께서 데이비드 앨런의 원서에 나온 GTD 도표를 나름대로 해석하여 깔끔하게 그려준 것이다. (감사합니다 하사전님)

GTD 방식의 핵심원칙은 일이 생기면 바로바로 할 수 있는 일과 아닌 일을 분류한다는 것이다.

GTD 핵심흐름도를 따라가보면 다음의 4단계를 거치게 된다.

1. 일이 주어지면 일단 수집함에 넣어놓는다. 

2. 2분안에 바로 할 수 있는 일의 경우 바로 해버린다. 

3. 바로 할 수 있는 일이 아니면 남에게 일을 맡기거나 할일목록에 넣어놓고 나중에 한다

4. 할일이 단번에 할 수 없는 복잡한 일인 경우 프로젝트로 만들어 그 중 할 수 있는 것만 먼저 한다. 

 

GTD의 장점은 간단하며 일을 하나씩 끝낸 놓는다는 성취감도 든다는 것이다.

단, 내 경험상 다음의 세가지 전제가 지켜졌을때에만 GTD가 유용했다.

 

1. 아주 작은 일이라도 모든 작업이 1단계 수집함에 있어야한다

아주 작은 일, 예를 들어 교수님의 중간고사를 위한 장소를 예약하는 일처럼 행정실에 가서 말한마디만 하면 되는 작은 일이라도 수집함에 있어야한다.

수집함에 넣는다는 것은 내 머릿속에서 꺼내 수집함에 집어 넣는 것을 의미한다.

내가 GTD의 방법을 활용해 일을 하는 이유는 해야할 일로 내 작업용량이 가득차지 않게 하기 위함이다.

아주 작고 사소한 일이라고 하더라도 일단 주어진 일이기 때문에 까먹고 안하면 욕먹는다.

이런걸 잘 못한면 작은일도 잘 못한다고 소소하게 까일거리를 주게된다. 

이런 짜증나는 일을 만들지 않기 위해서 가장 중요한게 바로 1단계 모든 주어진 일을 작업함에 기록하는 것이다. 

 

2. 주어진 일은 '내가' 관리해야한다

행정조교 하면서 제일 빡치는 때는 남이 내 일정을 모두 갉아먹을 때이다. 

공문처리해야하는데 전화를 안받는 교수라던가 자기 일도 이해못해서 다른부서로 떠넣기는 교직원과 일을 하는 등의 경우말이다. 

이런 경우 행정처리가 정말 무한정 길어진다. 

그로인해 나는 이날 해야하는 모든 일이 미뤄진다. 

이런듯 주어진 일이 나의 관리에서 벗어나면 삶이 피곤하고 힘들어진다. 

그래서 GTD 에서 두번째로 중요한건 주어진 일을 내가 관리하는 것이다. 

그러기 위해선 '프로젝트'를 잘 설정해야 한다.

프로젝트는 한가지 액션으로 끝나지 않는 일을 여러단계로 나눠서 하는 것을 의미한다. 

주어진 일 중에 이게 똥인지 오줌인지를 잘 가려서 똥같은 일은 프로젝트로 잘게 나눠줘야한다.

잘게 나눠진 하나의 일은 내가 관리할 수 있기 때문이다. 

똥같은 행정업무를 한번에 처리하려고 하다간 일이 이리가고 저리가고 끝없이 지체되게 된다.

잘게 나눠서 내가 해야하는 건 내가 하고 남이 처리해야하는 일은 딱 그정도만 남겨놔야한다.

(학과장의 마지막 싸인 단계만 남겨놓는것 처럼  말이다)

 

3. 모든 일에 처리기한을 남겨야 한다

GTD를 처음 실행할 때 일이 계속 쌓이기만 하고 처리되지 않는다는 느낌을 받아서 잠시 접었던 적이 있다.

그건 일의 처리기한을 정하지 않고 무한정 쌓아놓기만 했다는 점이다. 

이러다보니 일이 계속 쌓이고 쌓여가는 작업함을 보는 것만으로도 스트레스를 받아서 GTD를 포기했었다. 

모든 해야할 일에 처리기한을 정해두자.

처리기한이 지났는데도 손이 가지 않는 일은 두가지 경우일 것이다. 

일을 충분히 잘게 나누지 않아서 손댈 엄두가 안나거나 실제로 의미가 없는 일인 것이다. 

일이 충분히 나눠지지 않을 경우에는 한번더 프로젝트를 잘 기획해서 당장에 할 수 있는 기초적인 게 무엇인지 찾아보고 내가 어떤 부분에서 막히는지를 충분히 생각한다. 그리고 의미가 없는 일은 보통 남들이 좋다고 해서 해봐야지 하고 넣어두는 경우가 많은데 (아프켄 책을 독학 한다던지 하는 일 말이다.. 물갤의 허세에 나도해야하나 싶은 일들이 많았다) 이 경우 정말 나에게 도움이 되는지를 잘 따져보고 아닌 ㄱㅕㅇ우 따로 라벨링을 해서 보관만 해놓는다. 

 

투두이스트 Todoist

todoist.com/ko

Todoist: 일과 생활을 관리하기 위한 To Do List

많은 GTD 관리 어플을 받아보고 사용해봤는데 이 어플이 제일 좋다.

유니버셜앱인데다가 (맥, 윈도우, 안드로이드, 아이폰 모든 플랫폼에서 동기화되어 사용가능함) 

웹에서도 작업할 수 있기에 피씨방 같은데에서도 쓸 수 있다. 

(좌) 맥에서의 모습 (우) 아이폰에서 모습

 

투두이스트의 기능적 장점은 다른 리뷰들에서도 셀수없이 많아서 무료로 광고도 없이 이용가능한 것 빼고는 따로 언급하진 않겠다. 

내가 GTD 방식을 투두이스트에서 이용하는 이유는 세가지 이다. 

1. 프로젝트로 만들기가 너무 쉽다

2. 오늘 할일에 집중하기 좋은 인터페이스

3. 모든 플랫폼에 딜레이 없이 바로바로 동기화가 된다는 점

 

다른 어플에서는 프로젝트로 만들려면 처음부터 할 일을 프로젝트로 만들어야 했다 (2DO를 그래서 버렸다)

처음부터 프로젝트로 관리하는 일은 마음가짐부터 이건 덩어리가 큰 일이니까 한번에 못해 그런게 깔려있다. 

그러다보니 프로젝트 내에 관리하는 일들이 너무 많아지게 된다.

GTD의 장점은 소소한 성취감인데 일이 늘어나면 성취감은 없고 스트레스 쌓인다.

하지만 투두이스트에서는 모든 할일이 바로 프로젝트가 될 수 있다. 

관리함의 모든 할일 리스트는 눌러보면 아래에 하위작업추가 메뉴가 있어서 생각보다 덩치가 큰 일은 계속 작게 쪼갤 수가 있는 것이다. 

 

오늘 포스팅을 세줄 요약하면

1. 작업기억은 3개밖에 기억못하니까 할일은 다른데 적어놓고 잊자

2. GTD 방식을 사용하면 머리 편해진다

3. 투두이스트 쓰자 GTD에 이만한 어플이 없다

 

끝.